Ficha de EPI: como registrar a entrega com o número do CA
Um modelo simples de ficha e por que anotar o CA em cada entrega economiza tempo numa fiscalização.
Neste artigo
O que não pode faltar na ficha de EPI Por que anotar o número do CA Ficha de papel ou sistema Como organizar o controle da ficha de EPI Exemplo de ficha de EPI preenchida Erros comuns no registro de entrega Perguntas frequentesA NR-6 exige que a empresa registre o fornecimento de EPI ao trabalhador, em livro, ficha ou sistema eletrônico. A ficha de EPI é o jeito mais comum de fazer esse registro, e anotar nela o número do CA de cada entrega faz toda a diferença quando surge uma dúvida, uma troca de fornecedor ou uma fiscalização.
O que não pode faltar na ficha de EPI
- nome do trabalhador, função e setor;
- descrição do equipamento entregue;
- número do CA gravado no EPI;
- quantidade e data da entrega;
- motivo da entrega (primeira entrega, troca por desgaste, perda);
- assinatura do trabalhador ou confirmação no sistema.
Também é recomendável registrar que o trabalhador recebeu orientação sobre uso, guarda e conservação do equipamento.
Por que anotar o número do CA
O número do CA é o que liga a entrega ao certificado. Com ele anotado, você descobre em minutos quem está usando um modelo que teve o certificado suspenso, comprova que entregou equipamento aprovado na data da entrega e confere a validade sem precisar recolher o EPI do trabalhador. Para conferir o certificado, basta consultar o CA.
Confira agora o CA do seu equipamento
Digite o número que está gravado no EPI.
Ficha de papel ou sistema
A norma aceita os dois. A ficha em papel funciona bem em empresas pequenas, desde que fique organizada e acessível. Em empresas com muitas entregas, o registro eletrônico ajuda a buscar por trabalhador, por CA ou por período. O importante é que o registro seja confiável e fácil de apresentar.
Como organizar o controle da ficha de EPI
- padronize a descrição dos equipamentos, para não ter o mesmo item escrito de três jeitos;
- anote o CA olhando o número gravado no EPI, e não só o que veio na nota;
- revise as fichas sempre que um CA usado pela empresa mudar de situação;
- guarde junto o certificado em PDF de cada CA em uso.
Dica: cadastre na CA Fácil os CAs que aparecem nas suas fichas e receba aviso antes do vencimento. Assim a troca entra no planejamento de compras.
Uma ficha de EPI bem feita é simples, mas responde rapidamente às perguntas que mais aparecem: o que foi entregue, quando, para quem e com qual certificado. Para entender o que mais a norma pede, veja o que a NR-6 exige sobre o CA.
Exemplo de ficha de EPI preenchida
Para ficar mais claro, veja como fica uma linha bem preenchida da ficha de um trabalhador:
- Data: 15/09/2026
- Equipamento: luva de proteção contra agentes mecânicos, tamanho 9
- CA: número gravado no punho da luva
- Quantidade: 2 pares
- Motivo: troca por desgaste
- Confirmação: assinatura do trabalhador
Repare que a descrição diz o tipo e o tamanho, e o número do CA vem do próprio equipamento. Com uma linha assim, qualquer pessoa da empresa consegue responder em segundos o que foi entregue e se o certificado estava em dia.
Erros comuns no registro de entrega
- anotar o CA da nota fiscal, que às vezes é de outro modelo da mesma linha;
- registrar a troca sem informar o motivo, o que dificulta entender consumo alto;
- deixar a ficha só com quem cuida do almoxarifado, sem cópia acessível para a segurança do trabalho;
- esquecer de registrar entregas feitas fora do horário normal, como em turnos da noite.
Corrigir esses pontos não custa nada e deixa o controle muito mais confiável.
Perguntas frequentes
A ficha de EPI precisa ser assinada?
O registro precisa comprovar a entrega. Na ficha em papel isso costuma ser feito com a assinatura do trabalhador; no sistema eletrônico, com uma forma de confirmação equivalente.
Por quanto tempo guardar as fichas?
Defina o prazo com a área jurídica e de SST da empresa, considerando as regras trabalhistas e previdenciárias aplicáveis.